Case study quản lý nhiên liệu đội xe: Doanh nghiệp bê tông giảm 20% chi phí dầu

Một doanh nghiệp vận hành 5 xe bồn trộn bê tông tại Quảng Ninh đã giảm 20% lượng dầu tiêu thụ sau khi kết hợp thiết bị định vị GPS, cảm biến nhiên liệu và phần mềm giám sát. Với tổng mức đầu tư khoảng 30 triệu đồng, doanh nghiệp tiết kiệm khoảng 21 triệu đồng mỗi tháng và thu hồi vốn sau 43 ngày vận hành.

1. Tổng quan kết quả dự án

(Lưu ý: Tên doanh nghiệp đã được viết tắt và một số thông tin nhận diện được điều chỉnh để bảo mật. Các số liệu vận hành và kết quả tài chính trong bài được giữ nguyên theo dữ liệu của dự án).

2. Bài toán quản lý nhiên liệu trước khi triển khai

Trước đây, doanh nghiệp quản lý dầu qua hóa đơn, phiếu cấp nội bộ và báo cáo của tài xế. Định mức nhiên liệu chủ yếu được xây dựng theo kinh nghiệm và quãng đường di chuyển của từng xe.

Khi chi phí dầu tăng, bộ phận quản lý không có đủ dữ liệu để xác định sai lệch phát sinh từ đâu. Ba vấn đề nổi bật gồm:

• Không kiểm tra chính xác lượng dầu thực tế vào bình sau mỗi lần đổ.

• Không xác định được thời điểm nhiên liệu tụt bất thường.

• Khó so sánh mức tiêu hao giữa các xe hoạt động trong điều kiện tương đương.

Việc đối chiếu hóa đơn và báo cáo mất nhiều thời gian nhưng vẫn không cho biết xe nào đang tiêu hao cao, nguyên nhân do vận hành hay có dấu hiệu thất thoát.

3. Giải pháp quản lý nhiên liệu TechGlobal và cách doanh nghiệp sử dụng dữ liệu

Sau khi khảo sát đội xe, TechGlobal lắp thiết bị định vị GPS hợp chuẩn TG22 và cảm biến nhiên liệu trên toàn bộ 5 xe. Cảm biến được hiệu chuẩn theo bình dầu thực tế, còn dữ liệu được đồng bộ lên phần mềm giám sát TG GPS & Cam.

Hệ thống cho phép doanh nghiệp theo dõi:

• Mức nhiên liệu tăng sau mỗi lần đổ dầu.

• Nhận cảnh báo các lần nhiên liệu giảm hoặc tụt nhanh bất thường.

• Vị trí xe tại thời điểm mức dầu thay đổi.

• Mức tiêu hao của từng phương tiện.

• Lộ trình di chuyển của phương tiện,...

Thay vì chờ tổng hợp cuối tháng, bộ phận quản lý bắt đầu kiểm tra dữ liệu hằng ngày. Lượng dầu tăng trong bình được đối chiếu với hóa đơn, còn các biến động bất thường được kiểm tra cùng vị trí và trạng thái hoạt động của xe.

Những phương tiện tiêu hao cao hơn nhóm cùng tuyến được rà soát về thời gian nổ máy, cách vận hành và tình trạng kỹ thuật. Doanh nghiệp cũng điều chỉnh định mức cấp dầu theo dữ liệu thực tế thay vì áp dụng một mức ước tính chung cho toàn bộ đội xe.

Nhờ quy trình này, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm sai lệch, xử lý ngay khi vấn đề phát sinh và hạn chế tình trạng thất thoát lặp lại qua nhiều chuyến.

4. Chi phí đầu tư và hiệu quả hoàn vốn

4.1. Mức tiêu thụ nhiên liệu trước khi triển khai

Để quy đổi hiệu quả tài chính, dự án sử dụng mức vận hành trung bình:

• Quãng đường trung bình: 3.000 km/xe/tháng.

• Quy mô đội xe: 5 xe.

• Mức tiêu thụ quy đổi: 35 lít/100 km. (Mức tiêu thụ trên bao gồm nhiên liệu phục vụ quá trình di chuyển và vận hành bồn trộn.)

• Tổng lượng dầu tiêu thụ/tháng: 3.000 km × 5 xe × 0,35 lít/km = 5.250 lít/tháng

• Với giá dầu được sử dụng để tính toán là 20.000 đồng/lít: 5.250 lít × 20.000 đồng = 105.000.000 đồng/tháng

4.2. Chi phí đầu tư ban đầu cho 5 xe (Vốn 1 lần)

4.3. Kết quả trước và sau triển khai

Sau khi triển khai, lượng dầu tiêu thụ giảm từ 5.250 xuống 4.200 lít mỗi tháng, tương đương mức giảm 20%.

Với tổng vốn đầu tư 28,45 triệu đồng và khoản tiết kiệm khoảng 21 triệu đồng mỗi tháng, doanh nghiệp thu hồi chi phí sau 43 ngày vận hành.

Ngoài hiệu quả tài chính, bộ phận quản lý còn giảm được thời gian kiểm tra hóa đơn, tổng hợp báo cáo và xác minh các trường hợp tiêu hao bất thường.

5. Bài học từ dự án quản lý nhiên liệu xe bồn

Case study cho thấy việc kết hợp GPS, cảm biến nhiên liệu và phần mềm giám sát giúp doanh nghiệp kiểm tra lượng dầu đổ vào, phát hiện biến động bất thường và xây dựng định mức dựa trên dữ liệu thực tế.

Với xe bồn trộn bê tông, mức tiêu hao không nên chỉ đánh giá theo quãng đường. Phương tiện còn sử dụng nhiên liệu khi nổ máy chờ, quay bồn và hoạt động tại công trường. Vì vậy, dữ liệu cần được đối chiếu cùng số chuyến, thời gian vận hành và điều kiện làm việc của từng xe.

Mức tiết kiệm 20% là kết quả ghi nhận tại đội xe trong dự án này. Hiệu quả của từng doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào quy mô đội xe, loại phương tiện, hiện trạng thất thoát và cách tổ chức quản lý sau khi lắp đặt.

Doanh nghiệp đang gặp tình trạng chi phí dầu tăng nhưng chưa xác định được nguyên nhân? Hãy cung cấp loại phương tiện, số lượng xe và mức tiêu thụ trung bình mỗi tháng để TechGlobal hỗ trợ khảo sát phương án triển khai giải pháp quản lý nhiên liệu phù hợp và dự toán chi phí, thời gian hoàn vốn nhanh chóng.